La funzione di Prenotazione è uno strumento utile per pianificare appuntamenti con specialisti, prenotare attrezzature e molto altro. Consente di monitorare la disponibilità dei dipendenti, inviare promemoria ai clienti riguardo ai loro appuntamenti e salvare i dati nel CRM. Questo articolo risponde alle domande frequenti sulla prenotazione.

Perché la prenotazione è utile

La prenotazione aiuta ad automatizzare la gestione delle richieste. I clienti possono scegliere un orario e un servizio comodi tramite un modulo o contattare un responsabile che aggiunge la prenotazione al calendario. L'azienda può visualizzare l'agenda attuale, evitare sovrapposizioni e spazi vuoti, liberando i dipendenti da chiamate di routine.

Questo strumento è adatto a diversi settori aziendali, come:

• Centri medici — pianificazione di appuntamenti con medici, diagnostica e procedure.
• Saloni di bellezza — prenotazione di tagli di capelli, trucco e altri servizi.
• Noleggio spazi — affitto di coworking, studi fotografici, ecc.
• Noleggio attrezzature — noleggio di auto e attrezzature specializzate.
• Servizi di consulenza — consulenze legali e di altro tipo.

Che cos'è una risorsa

Le risorse sono tutto ciò che è necessario per fornire un servizio, come specialisti, stanze, attrezzature e altro. È possibile specificare il tipo, l'orario e la durata della prenotazione per ogni risorsa. Ad esempio, una risorsa potrebbe essere:

• In un centro medico — un medico e una stanza con attrezzature.
• In un centro fitness — un allenatore e una sala per allenamenti.
• In un'officina — una postazione, un meccanico e un sollevatore.
• In uno spazio coworking — una sala riunioni.
• In un servizio di noleggio — auto e altri veicoli.

Come i clienti possono prenotare un servizio

I clienti possono prenotare un servizio in due modi:

Tramite un responsabile. Se un cliente chiama o scrive, il responsabile seleziona un orario e aggiunge la prenotazione all'agenda. Ad esempio, un amministratore di una clinica pianifica un appuntamento con un medico, o un responsabile di un'officina prenota un orario per una riparazione.

Tramite un modulo CRM. In Bitrix24, è possibile configurare un modulo di prenotazione affinché i clienti possano scegliere un orario comodo e prenotare autonomamente i servizi. Esistono tre tipi di moduli CRM:

• Selezione automatica — il modulo suggerisce automaticamente l'orario e lo specialista disponibili più vicini. Utile quando è prioritario prenotare il prima possibile, indipendentemente dall'operatore. Ad esempio, un cliente con mal di denti può vedere qualsiasi dentista disponibile.
• Selezione dell'orario — il cliente vede tutti gli slot disponibili per una data specifica e sceglie quello più comodo. Ideale quando la data e l'orario sono importanti. Ad esempio, un'officina può offrire slot per il cambio gomme.
• Selezione dello specialista — il cliente seleziona l'operatore, la data e l'orario. Necessario quando è richiesto un professionista specifico. Ad esempio, in un salone di bellezza, un cliente può voler prenotare il proprio parrucchiere preferito.

Crea un modulo di prenotazione risorse

Quali promemoria possono essere configurati

È possibile configurare promemoria automatici per clienti e responsabili nello strumento di prenotazione:

• Notifica di nuova prenotazione — il cliente riceve un messaggio con data, orario e servizio subito dopo la prenotazione.
• Conferma dell'appuntamento — il cliente riceve un link per confermare la prenotazione, e il responsabile viene avvisato se il cliente non conferma.
• Promemoria dell'appuntamento — il cliente riceve un promemoria sull'appuntamento un certo tempo prima, ad esempio la mattina del giorno della prenotazione.
• Se il cliente è in ritardo — il cliente riceve un messaggio, e il responsabile un promemoria se il cliente è in ritardo.

Questo aiuta a ridurre gli appuntamenti mancati e tempi morti. I clienti vengono ricordati delle loro prenotazioni e sono meno propensi a dimenticare, mentre i responsabili possono anticipare cancellazioni e reagire rapidamente.
Prenotazione: Modelli di messaggi per i clienti

Se più clienti possono prenotare lo stesso orario

Lo strumento di prenotazione include un'opzione di overbooking, che consente a due clienti di prenotare lo stesso orario. Se uno annulla o riprogramma, l'altro rimane in agenda. Utile quando le cancellazioni sono frequenti, garantendo che l'agenda rimanga piena, i dipendenti occupati e l'azienda non perda tempo o clienti.
Prenotazione online: fissa un appuntamento per un cliente

Come prenotare un cliente se l'agenda è piena

Se tutti gli slot sono prenotati, aggiungi il cliente a una lista d'attesa. Quando qualcuno annulla, il responsabile può immediatamente offrire l'orario appena disponibile a chi ha lasciato una richiesta ed è in attesa. Questo aiuta a evitare slot vuoti nell'agenda e a mantenere i clienti.

Ad esempio, un centro fitness utilizza una lista d'attesa per sessioni di allenamento personale, mentre una clinica la utilizza per gli appuntamenti con i pazienti.
Bitrix24 Prenotazione: aggiungi un cliente alla lista d'attesa

Se i clienti possono essere prenotati direttamente dal CRM

I clienti già presenti nel CRM possono essere prenotati per un servizio in due modi.

Nel modulo CRM.

1. Vai nella sezione CRM e seleziona un elemento CRM.
2. Fai clic su Prenotazione nella timeline e seleziona un orario sotto la risorsa richiesta.

Prenotazione nel CRM

Nella sezione prenotazione.

1. Quando crei una nuova prenotazione, fai clic su Cliente.
2. Inizia a digitare il nome del cliente nel campo Nome contatto.
3. La prenotazione sarà automaticamente collegata al CRM e apparirà nel modulo.