Gli incarichi in Bitrix24 permettono di organizzare il lavoro, assegnare responsabilità e rispettare le scadenze. Per rendere un incarico chiaro, basta indicare il titolo, la descrizione e il responsabile. Se servono più informazioni, puoi aggiungere fasi di lavoro, allegare file o collegare l’incarico a un progetto. In questo modo il team lavora in modo coordinato senza perdere passaggi importanti.

Ad esempio, durante la preparazione di una campagna pubblicitaria puoi creare un incarico, inserire una descrizione, definire una scadenza, allegare i materiali e aggiungere un elenco di controllo. Così il team avrà un piano di lavoro visibile e potrà seguire l’avanzamento di ogni attività.

Impostare una scadenza

La scadenza aiuta i dipendenti a pianificare il lavoro e a sapere entro quando l’incarico deve essere completato. Nelle impostazioni avanzate puoi definire come gestirla: permettere o limitare il rinvio della data, impostare una scadenza automatica per i nuovi incarichi o richiedere una verifica obbligatoria del risultato prima della chiusura.

Fai clic su Impostazioni (⚙️) accanto alla scadenza e attiva le opzioni che ti servono.

Richiedi approvazione al completamento: quando il responsabile completa l’incarico, questo passa al creatore per la verifica. Chi ha assegnato l’incarico controlla il risultato e decide se approvarlo o chiederne modifiche.
Controlla l'incarico al completamento

Imposta scadenza predefinita per tutti i nuovi incarichi: specifica dopo quanti giorni dalla creazione l’incarico deve essere completato. Questa scadenza verrà applicata automaticamente a tutti i nuovi incarichi. È utile per incarichi ricorrenti con tempi simili.

Il responsabile può modificare la scadenza: attiva questa opzione per consentire al dipendente di rinviare la data di completamento. Puoi anche impostare delle limitazioni per controllare le modifiche:

• Richiedi un motivo per la modifica — il dipendente deve indicare perché posticipa la data.
• Limita modifica della scadenza — definisce fino a quale data o quante volte è possibile rinviare.

Salta i fine settimana: se la scadenza cade in un giorno festivo o nel week end, viene spostata automaticamente al primo giorno lavorativo.

Completa automaticamente l'incarico quando tutti gli incarichi secondari sono completati e viceversa: quando tutti gli incarichi secondari sono completati, l’incarico principale si chiude automaticamente. Se completi l’incarico principale, Bitrix24 chiuderà anche tutti gli incarichi secondari collegati.

Allegare file e documenti

In un incarico puoi conservare tutte le informazioni utili al lavoro: bozze, istruzioni, documenti e altri file. Ad esempio, nell’incarico “Verificare il contratto”, il responsabile può caricare il documento e i colleghi possono aprirlo direttamente dalla scheda. In questo modo tutto il team lavora sulla versione più aggiornata senza scambiarsi email o messaggi. Se devi discutere qualcosa in fretta, puoi inviare il file direttamente nella chat.

Per allegare materiali, fai clic su File e carica i documenti necessari oppure crea un nuovo file direttamente dalla scheda dell’incarico. Qualsiasi partecipante può farlo. Se crei o alleghi un file direttamente in Bitrix24, questo sarà disponibile anche in strumenti come il Drive o il progetto. Le modifiche fatte nel Drive si rifletteranno subito nell’incarico, e viceversa. Puoi inoltre condividere i file con colleghi o partner esterni.
Documenti: panoramica

Contrassegnare un incarico come importante

Se un incarico richiede particolare attenzione, puoi contrassegnarlo come importante. È utile, ad esempio, quando devi preparare un preventivo entro sera o aggiornare urgentemente i prezzi dello store online entro mattina. Per farlo, fai clic sull’icona . L’incarico verrà evidenziato nell’elenco e sarà più visibile rispetto agli altri. In questo modo, i responsabili possono concentrarsi con maggiore facilità sulle attività prioritarie.

Per visualizzare solo gli incarichi importanti nell’elenco, applica il filtro Priorità.

Aggiungere un elenco di controllo

Gli elenchi di controllo aiutano a suddividere un incarico in passaggi chiari e a monitorarne l’avanzamento. Mostrano cosa è già stato fatto e cosa resta da completare. Sono particolarmente utili quando occorre:

• Eseguire l’incarico passo dopo passo. Ad esempio, nell’incarico “Aggiornare le informazioni sul sito”, l’elenco di controllo può suddividere il lavoro in fasi: raccogliere i nuovi contenuti, aggiornare i testi, sostituire le immagini, verificare la visualizzazione finale.
• Distribuire piccoli compiti tra i partecipanti. Ad esempio, nell’incarico “Preparare la postazione per un nuovo dipendente”, puoi prevedere punti come: configurare il computer, fornire gli accessi, preparare i documenti. Ogni punto può essere assegnato a un dipendente diverso, così tutti conoscono il proprio compito e il supervisore può seguire facilmente il progresso generale.

Fai clic su Elenchi di controllo e aggiungi i punti da completare.
Elenchi di controllo negli incarichi

Configurare promemoria

I promemoria aiutano a non perdere di vista le fasi importanti del lavoro e a rispettare le scadenze. Possono essere impostati per ogni partecipante: al responsabile ricordano quando iniziare o riprendere l’incarico, mentre al proprietario segnalano quando è il momento di controllare il risultato.
Promemoria negli incarichi

Attivare la gestione del tempo per un incarico

In Bitrix24 puoi monitorare quanto tempo viene dedicato a un incarico. Grazie al timer integrato, i dipendenti possono registrare i periodi di lavoro, ad esempio avviando il timer al mattino e mettendolo in pausa durante una riunione o la pausa pranzo.

Tutti i dati vengono salvati automaticamente nella scheda dell'incarico. I partecipanti non devono annotare nulla manualmente e il proprietario può vedere quanto tempo il team ha dedicato all'incarico e valutare il contributo di ciascun dipendente.

Per attivare il monitoraggio, fai clic su Gestione tempo e imposta il tempo previsto per completarlo. Questo aiuta il responsabile a pianificare il lavoro e il proprietario a confrontare il piano con i risultati effettivi.
Gestione del tempo negli incarichi

Registrare i riepiloghi stato e le fasi intermedie

I riepiloghi servono a registrare i risultati del lavoro in un unico punto. Il responsabile può allegare file, scrivere un breve report o descrivere le attività svolte.

Se nell’incarico è attiva l’opzione Richiedi riepilogo stato dell’incarico, Bitrix24 richiederà di aggiungere un riepilogo stato e non permetterà di completare l’incarico finché non sarà inserito. Questo aiuta a mantenere traccia del lavoro svolto e semplifica la verifica finale.

Nei riepiloghi stato puoi registrare sia l’esito finale sia le fasi intermedie più importanti. Puoi aggiungere un riepilogo nel blocco Riepiloghi stato dell'incarico o inviare un messaggio nella chat e contrassegnarlo come riepilogo stato.
Riepilogo dello stato negli incarichi