I conflitti di autorizzazioni si verificano quando allo stesso dipendente vengono concessi diversi livelli di accesso. Ad esempio, il dipendente appartiene a più reparti contemporaneamente e gli sono state assegnate le autorizzazioni di accesso personali diverse rispetto a quelle previste per i suoi reparti.
Ruoli nel CRM
I ruoli nel CRM possono essere suddivisi in 2 gruppi:
- Personali: vengono assegnati a un determinato dipendente indipendentemente da quelli che gli sono stati assegnati in altri reparti.
- Di gruppo: vengono assegnati contemporaneamente a un gruppo di dipendenti, ad esempio, a un reparto nella struttura dell’azienda oppure ai membri di un gruppo di lavoro/progetto.
Autorizzazioni di accesso
Le autorizzazioni di accesso possono essere suddivise in Dettagliate e Ereditate.
Le autorizzazioni di accesso dettagliate sono evidenziate in nero e possono essere utilizzate per qualsiasi elemento o fase.
Le autorizzazioni di accesso ereditate sono evidenziate in grigio e possono essere utilizzate solo per le fasi degli elementi.
Come funzionano le autorizzazioni di accesso nel caso di conflitti?
Esempio 1. Il dipendente appartiene a più reparti con diverse autorizzazioni di accesso. Il primo reparto non ha accesso alle offerte, mentre l’altro è autorizzato. Nel primo caso le autorizzazioni di accesso sono dettagliate e nel secondo, invece, sono ereditate.
In questo caso il dipendente non avrà accesso alle offerte, poiché le autorizzazioni di accesso dettagliate hanno maggiore priorità rispetto a quelle ereditate.
Esempio 2. Riguarda il conflitto delle autorizzazioni di accesso ereditate. Il dipendente ha la posizione di manager nella struttura dell’azienda, tuttavia, gli sono state assegnate le autorizzazioni di accesso del responsabile delle vendite. Quindi il dipendente ha un ruolo personale e quello di gruppo.
In questo caso il dipendente avrà le autorizzazioni di accesso del responsabile delle vendite vista la loro maggiore priorità rispetto alle autorizzazioni di accesso di gruppo.
Come evitare i conflitti di autorizzazioni?
Di seguito trovi alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a configurare le autorizzazioni di accesso in modo corretto:
- Se il CRM viene utilizzato da un numero limitato di dipendenti, è meglio configurare le autorizzazioni di accesso personali e non quelle di gruppo.
- Inizia a configurare le autorizzazioni di accesso dall’alto verso il basso: prima per i reparti e poi per i sottoreparti.
- Si consiglia di configurare le autorizzazioni di accesso per ciascun reparto separatamente. È meglio evitare l’utilizzo dell’opzione Tutti i dipendenti di reparto e sottoreparto e configurare le autorizzazioni di accesso individualmente per ciascun sottoreparto.
- Cerca di non utilizzare il ruolo di Dipendente e supervisori. I supervisori hanno spesso i conflitti di autorizzazioni in questo caso.
- Se le autorizzazioni di accesso della fase e dell'elemento sono le stesse, scegli l'opzione Eredita. Non impostare le autorizzazioni di accesso manualmente. Il CRM diventa più lento a causa di un gran numero di utenti, ruoli e autorizzazioni.
- Se il dipendente è stato trasferito in un altro reparto, salva nuovamente i suoi elementi. In questo modo le autorizzazioni di accesso verranno aggiornate e funzioneranno correttamente. Leggi di più nell'articolo Problemi di accesso dopo la modifica della struttura dell’azienda (articolo in inglese).