Il riepilogo dello stato negli incarichi serve a raccogliere in modo chiaro informazioni importanti, come accordi, fasi intermedie e conclusioni. In un unico blocco puoi inserire testi, file e link, così il team non perde dettagli e il creatore dell’incarico può monitorare l’avanzamento e approvare il lavoro più rapidamente.
Ad esempio, un designer può aggiungere un riepilogo dello stato intermedio all’incarico, come le bozze di un logo, spiegando quali opzioni valutare. Dopo l’approvazione, può inserire un nuovo riepilogo con il progetto finale. Il creatore dell’incarico vedrà tutto in un unico blocco e potrà approvare il lavoro senza ulteriori chiarimenti.
In questo articolo spiegheremo come:
Come impedire la chiusura di un incarico senza riepilogo dello stato
Puoi configurare un incarico in modo che il responsabile non possa chiuderlo senza aggiungere un riepilogo dello stato. Questo permette di verificare che il lavoro sia stato realmente completato e di valutarne il risultato.
Tuttavia, alcuni utenti possono chiudere l’incarico in qualsiasi momento anche senza riepilogo dello stato:
- l'amministratore di Bitrix24,
- il creatore dell’incarico e il suo supervisore,
- i supervisori dei responsabili e dei partecipanti.
Dopo aver attivato questa opzione, nella scheda dell’incarico comparirà il blocco Il riepilogo stato dell'incarico è obbligatorio. Qualsiasi partecipante potrà aggiungere un riepilogo stato: questo sarà sufficiente per consentire al responsabile di chiudere l’incarico.
Se necessario, puoi aggiungere un ulteriore livello di controllo attivando l’opzione Richiedi approvazione al completamento.
Controlla l'incarico al completamento
Puoi rendere obbligatorio il riepilogo stato durante la creazione o la modifica di un incarico.
Vai alla sezione Incarichi e progetti > Incarichi.
Durante la creazione
- Fai clic su Crea > Modulo dettagliato.
- Imposta i parametri dell’incarico: titolo, descrizione, scadenza e altri dettagli.
- Fai clic su Riepiloghi stato dell'incarico > Crea.
Crea e configura incarichi in Bitrix24
Durante la modifica
- Apri la scheda dell’incarico desiderato.
- Fai clic su Riepiloghi stato dell'incarico > Richiedi riepilogo stato dell'incarico.
- Per disattivare l’obbligo, nel blocco Il riepilogo stato dell'incarico è obbligatorio fai clic su Tre punti (...) > Non richiedere il riepilogo stato dell'incarico.
Nell’app mobile di Bitrix24, il riepilogo stato obbligatorio può essere attivato solo durante la modifica di un incarico. Se vuoi richiederlo per un nuovo incarico, crea prima l’incarico e poi aprilo per configurare questa opzione.
- Vai su Incarichi e apri la scheda dell'incarico desiderato.
- Tocca Tre punti (...) > Impostazioni incarico (⚙️).
- Attiva l'opzione Richiedi riepilogo stato dell'incarico.
Per rimuovere l’obbligo, disattiva la stessa opzione. - Scorri verso il basso per uscire dalle impostazioni. Nella scheda dell’incarico comparirà la notifica Il riepilogo stato dell'incarico è obbligatorio.
Come aggiungere un riepilogo dello stato a un incarico
Di solito, il creatore richiede un riepilogo, che può essere un testo o un file. Anche quando non è obbligatorio, i partecipanti possono aggiungere spontaneamente informazioni importanti nella scheda dell’incarico, come risultati intermedi, accordi o note utili. Questo rende la collaborazione più chiara e aiuta a mantenere ordine negli incarichi.
Ad esempio, durante l’organizzazione di un evento, il team può aggiungere un riepilogo stato per ogni fase del lavoro: approvazione della location, acquisto dei materiali, allestimento dello stand e riepilogo finale dopo l’evento.
Puoi aggiungere un riepilogo stato tramite il blocco dedicato nella scheda dell’incarico oppure direttamente dalla chat.
Tramite il blocco Il riepilogo stato dell'incarico è obbligatorio
- Nel blocco Il riepilogo stato dell'incarico è obbligatorio fai clic su ➕ e inserisci il testo del riepilogo.
- Per allegare un file, fai clic sull’icona
. - Fai clic su Invia.
Se il creatore dell’incarico non ha richiesto un riepilogo stato, il blocco dedicato non sarà visibile nella scheda.
In questo caso, puoi comunque aggiungere informazioni utili:
- Fai clic su Riepiloghi stato per registrare dettagli importanti.
- Se necessario, fai clic su Aggiungi altro: puoi inserirne più di uno, senza limiti.
Tramite la chat dell’incarico
- Invia un messaggio con il riepilogo nella chat dell’incarico.
- Passa il cursore sul messaggio e fai clic su Tre punti > Aggiungi ai riepiloghi stato.
Nei riepiloghi stato viene salvata la versione originale del messaggio. Anche se il messaggio viene modificato in seguito, il riepilogo resterà invariato.
Puoi aggiungere un riepilogo stato tramite il pulsante Riepiloghi stato oppure direttamente dalla chat dell’incarico.
Tramite il pulsante Riepiloghi stato
- Apri l’incarico e scorri la scheda fino a trovare il pulsante Riepiloghi stato, quindi fai clic su di esso.
- Inserisci il testo del riepilogo, allega eventuali file e invia il risultato.
Tramite la chat dell’incarico
- Invia un messaggio nella chat dell’incarico e tienilo premuto per aprire il menu contestuale.
- Tocca Aggiungi ai riepiloghi stato.
Nei riepiloghi stato viene salvata la versione originale del messaggio. Se il messaggio viene modificato in seguito, il riepilogo resterà invariato.
Come visualizzare e modificare un riepilogo dello stato
I riepiloghi stato vengono salvati nella scheda dell’incarico. Tutti i partecipanti possono visualizzare i riepiloghi aggiunti dagli altri, mentre ciascun utente può modificare solo i propri. Il creatore dell’incarico può eliminare qualsiasi riepilogo stato.
- Fai clic su Mostra un altro risultato per visualizzare l’elenco completo.
- Per modificare o eliminare un riepilogo stato, fai clic su Tre punti (...) accanto al titolo e seleziona l’azione desiderata.
- Per modificare o eliminare un riepilogo stato, tocca Tre punti (...) accanto al titolo e seleziona l’azione desiderata.
- Tocca Aggiungi altro per inserirne uno nuovo: non ci sono limiti al numero di riepiloghi dello stato.
- Tocca Mostra 1 altro riepilogo per vedere tutti i riepiloghi e selezionare quello che ti interessa.
Riepilogo
- I riepiloghi stato negli incarichi aiutano a registrare informazioni importanti come accordi, fasi intermedie e conclusioni. Puoi raccogliere testi, file e link in un unico blocco.
- Per richiedere un riepilogo stato obbligatorio durante la creazione di un incarico, apri il modulo completo e attiva l’opzione Richiedi riepilogo stato dell’incarico. Nella scheda comparirà il blocco dedicato: senza un riepilogo, il responsabile non potrà chiudere l’incarico.
- Per aggiungere un riepilogo tramite il blocco Il riepilogo stato dell’incarico è obbligatorio, fai clic su ➕, inserisci il testo, allega eventuali file e fai clic su Invia.
- Per aggiungere un riepilogo dalla chat dell’incarico, invia un messaggio e seleziona Tre punti (...) > Aggiungi ai riepiloghi stato.
- Se il riepilogo non è obbligatorio, i partecipanti possono comunque registrare autonomamente informazioni importanti. Fai clic su Riepiloghi stato e poi su Aggiungi un altro riepilogo stato. Il numero di riepiloghi non è limitato.
- Fai clic su Mostra altri riepiloghi stato per visualizzare l’elenco completo.
- Per modificare o eliminare un riepilogo, fai clic su Tre punti (...) accanto al titolo e scegli l’azione desiderata.
- Puoi gestire i riepiloghi sia dal sito web che dall’app mobile di Bitrix24.
