Nei Flussi di Bitrix24, è possibile raccogliere incarichi per reparti e processi aziendali.

Vai nella sezione Incarichi e progetti > Flussi.

Ci sono due modi per aggiungere un flusso: crearne uno partendo da zero o selezionare un modello già pronto. I modelli hanno un nome, una descrizione e un modello di incarico per il flusso. Fai clic su Nuovo flusso o seleziona un modello.

Successivamente, vai nelle impostazioni del flusso.

Completa le informazioni sul flusso

1. Aggiungi il nome e la descrizione del flusso.
2. Nel campo Utenti autorizzati ad aggiungere incarichi al flusso, seleziona i dipendenti che potranno vedere il nuovo flusso e assegnare gli incarichi al suo interno.
3. Specifica l'intervallo di tempo entro il quale i dipendenti devono completare gli incarichi, in ore, giorni o mesi. La stessa scadenza verrà applicata automaticamente a tutti gli incarichi nel flusso.

Imposta un flusso

1. Seleziona come distribuire gli incarichi tra i dipendenti. In base all’opzione selezionata, verrà definito chi riceve un nuovo incarico e quando.

• Usa coda
  I dipendenti vengono aggiunti a una coda di distribuzione. Ogni nuovo incarico viene assegnato automaticamente al prossimo dipendente nell’elenco. Quando tutti hanno ricevuto un incarico, la distribuzione ricomincia dal primo.
  Questa modalità è consigliata per i team che desiderano distribuire il carico di lavoro in modo uniforme e senza interventi manuali.

• Assegnazione manuale
  Tutti gli incarichi vengono assegnati a un dipendente specifico, che può poi distribuirli ai colleghi.
  Questa opzione è utile quando è previsto un ruolo di coordinamento o supervisione. Ad esempio, nel reparto marketing gli incarichi vengono inizialmente assegnati al project manager, che li analizza e li distribuisce tra designer, copywriter e specialisti di targeting.

• Assegnazione autonoma
  I dipendenti prendono gli incarichi in autonomia, in base alla propria disponibilità e priorità di lavoro.
  Questa modalità è adatta ai team che lavorano secondo il principio della libera scelta, senza assegnazioni rigide. Ad esempio, nel flusso “Reparto legale” tutti i dipendenti possono creare incarichi, mentre gli avvocati consultano l’elenco e prendono il prossimo incarico quando sono pronti a gestirlo.

• Basato su regole di automazione
  Gli incarichi vengono creati e assegnati automaticamente tramite regole di automazione o flussi di lavoro. Il responsabile viene definito nelle impostazioni e può essere un dipendente specifico oppure un valore preso da un campo CRM, come “Responsabile dell’affare” o “Creatore del lead”.
  Anche i parametri dell’incarico, come progetto, scadenza e altri campi, vengono impostati direttamente nel flusso. Ad esempio, quando un affare passa alla fase “Contratto”, una regola di automazione crea un incarico nel flusso “Verifica legale” e lo assegna all’avvocato responsabile del controllo dei contratti.

2. Configura le opzioni aggiuntive per gli incarichi, ad esempio consenti ai responsabili di modificare la scadenza, ricevere notifiche o inviare incarichi per l'approvazione.
3. Seleziona un progetto per il flusso.
4. Consenti ai tuoi colleghi di creare incarichi nel flusso utilizzando un modello.

Imposta il controllo

1. Specifica un responsabile per controllare il flusso. Riceve le notifiche sugli incarichi e modifica le impostazioni.
2. Configura le notifiche sulle modifiche agli incarichi nel flusso. Le notifiche avviseranno l'amministratore del sovraccarico del computer e delle scarse prestazioni.
3. Fai clic su Crea flusso.

Puoi anche modificare, disattivare o eliminare un flusso. Fai clic sul Menu (≡) e scegli l'azione appropriata. L'opzione Disabilita sospende temporaneamente il funzionamento del flusso e i dipendenti non potranno assegnare gli incarichi. Il flusso può essere riattivato in seguito.