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Panoramica Gestione record - Elenchi

Gestione record, o Elenchi, aiuta a gestire i dati basati su record. Directory dei fornitori, cataloghi prodotti, voci di spesa e così via.

Funzionalità:

  • costruzione di campi dati per qualsiasi tipo di oggetto, compresi i file;
  • impostazioni di accesso per ogni elenco;
  • filtri, ordinamento, visualizzazione in colonne, modifica di gruppi, semplice assegnazione delle autorizzazioni di accesso, importazione ed esportazione e così via;
  • è possibile implementare qualsiasi struttura gerarchica per l'archiviazione di oggetti;
  • numero illimitato di elenchi;
  • elenchi in gruppi di lavoro;
  • integrazione di processi aziendaliEsempio pratico di gestione dei record con un processo aziendale in Bitrix24.

Crea elenco

Come puoi immaginare, la scheda verde Crea nuovo  crea un nuovo elenco:

Il modulo Nuovo elenco si compone di tre sezioni principali: 

  • Impostazioni: mostra le impostazioni generali dell'elenco come nome elenco, descrizione, ordinamento e immagine. L'unico campo obbligatorio in questa pagina è Nome elenco, gli altri campi possono essere lasciati vuoti:
Importante: l'opzione Attiva processi aziendali consente di eseguire flussi di lavoro in base a questo elenco.
  • Titoli: qui possono essere personalizzati i titoli per le sezioni e gli elementi dell'elenco. La sezione Titoli è utile quando hai bisogno di nomi più significativi rispetto al contenuto. Considera l'esempio seguente: quando crei un elenco dei partner della tua azienda, puoi rinominare i titoli di elementi e azioni citando tali partner:
  •  Accesso: qui puoi selezionare utenti, gruppi o reparti e configurare le loro autorizzazioni di accesso, ovvero stabilire chi potrà leggere e modificare l'elenco o disporre di accesso completo.  

Ovviamente, questi sono solo i parametri più generali. Clicca su Salva per creare un nuovo elenco.

Personalizza campi elenco

Il passaggio successivo dopo la creazione di un nuovo elenco è la configurazione dei campi elenco. Apri l'elenco e vai a Azioni > Personalizza campi:

Alla pagina Configurazione campi, troverai l'unico campo predefinito, ovvero Nome (puoi modificarlo se lo desideri). Usa la scheda Aggiungi campo per aggiungere nuovi campi all'elenco:

Il modulo Nuovo campo ha un solo campo obbligatorio, ovvero il nome campo:

Sono disponibili i seguenti parametri:

  • Ordina: minore è il valore, più il campo è posizionato in alto 
  • Obbligatorio: specifica che il campo deve esistere (non sarà possibile aggiungere nuovi elementi elenco se questo campo non è compilato)
  • Multiplo: puoi assegnare più di un valore al campo (se attivato)
  • Tipo: specifica il tipo di valore del campo, ovvero elenco, stringa, associato all'utente, data e così via.
  • Valore predefinito: impostalo sul valore utilizzato più frequentemente in modo che gli utenti non debbano perdere tempo a inserirlo più volte.

Quando selezioni un tipo elenco per il campo, è creata automaticamente una nuova scheda; aprila per aggiungere i valori elenco:

Per uscire dalla pagina Configurazione campi, usa l'opzione Torna all'elenco:

Aggiungi nuovi elementi elenco

Dopo avere configurato le impostazioni e i campi dell'elenco, puoi iniziare ad aggiungere nuovi elementi e sezioni di elenco:

Aggiungere nuove sezioni è facile:  basta cliccare su Aggiungi sezione e compilare il nome della sezione. 

Per aggiungere nuovi elementi elenco, clicca su Aggiungi elemento (nel nostro esempio, il titolo Aggiungi elemento è stato sostituito con Aggiungi partner). Il modulo del nuovo elemento elenco mostrerà i campi che hai configurato per questo elenco, la scheda Sezione (rinominata in Regione nel nostro esempio), Processi aziendali e Accesso. 

Vai alla scheda Sezioni per selezionare la sezione per questo elemento elenco (se necessario):

Puoi alternare tra le visualizzazioni Mostra sezione per una navigazione più semplice:

Ecco cosa visualizzi quando l'opzione Mostra sezioni è attivata:

Griglia elenco

Le colonne della griglia elenco riflettono i campi configurati per l'elenco. Puoi impostare quali campi saranno visualizzati nella griglia con l'aiuto dell'icona Impostazioni situata nell'angolo in alto a sinistra sopra l'elenco:

Seleziona i campi che desideri visualizzare in Griglia elenco e clicca su Applica. 

Usa l'opzione Applica a tutti gli utenti per salvare la configurazione Griglia elenco per tutti gli utenti dell'account. 

Per ripristinare le impostazioni, usa l'opzione Predefinito.

Filtro elenco e ricerca

Per navigare tra gli elementi elenco, puoi usare facilmente il filtro avanzato situato sopra l'elenco:

Puoi aggiungere campi elenco al widget filtro con l'aiuto della scheda Aggiungi. Imposta il valore campo e clicca su Cerca

Se desideri salvare la configurazione del filtro per tutti gli utenti dell'account, clicca sull'icona Impostazione all'interno del filtro e usa l'opzione Applica a tutti gli utenti.

Puoi utilizzare sia il filtro che la ricerca intelligente per archiviare i migliori risultati di ricerca:

Esporta elenco

Puoi esportare l'elenco in Excel. A tal fine, apri l'elenco e vai a Azioni > Esporta in Excel:
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