La firma elettronica è uno strumento che consente di firmare documenti elettronici con i partner. Per limitare l’accesso ai documenti ai soli dipendenti autorizzati, configura le autorizzazioni, ad esempio decidendo chi può creare, modificare o eliminare i documenti.

Per impostazione predefinita, le autorizzazioni possono essere configurate dall’amministratore di Bitrix24, che può assegnarle ad altri dipendenti. Per farlo, fai clic su Firma elettronica > Autorizzazioni di accesso.

Le autorizzazioni di accesso alla Firma elettronica si configurano nella sezione Documenti dei clienti. Nella sezione Documenti HR puoi invece gestire l’accesso alla Firma elettronica per HR.

Definire i ruoli

Un ruolo è un insieme di autorizzazioni assegnate a un utente. Per impostazione predefinita, nella sezione Firma elettronica ci sono due ruoli:

• Dipendente — può visualizzare, creare, modificare ed eliminare qualsiasi documento. Ha accesso ai contatti, ai modelli di documenti e ai propri documenti nella sezione Il mio Drive.
• Supervisore — ha accesso completo alla sezione Firma elettronica, inclusa la gestione delle autorizzazioni.

Puoi creare nuovi ruoli, modificarli o duplicare quelli esistenti. Per aggiungere un nuovo ruolo, fai clic su Crea ruolo e assegnagli un nome.

Selezionare i dipendenti

Fai clic su Più (+) sotto il ruolo desiderato e seleziona un dipendente, un reparto o un gruppo. Ad esempio, il supervisore del reparto vendite potrebbe avere bisogno delle autorizzazioni per eliminare i documenti, mentre gli altri dipendenti solo per crearli e visualizzarli.

Configurare le autorizzazioni

Puoi configurare le autorizzazioni di accesso per:

• l’utilizzo dei contatti,
• la visualizzazione, creazione, modifica ed eliminazione dei documenti,
• l’accesso alla sezione Il mio Drive e ai documenti nel Drive,
• i modelli di documenti.

Livelli di autorizzazione per i documenti:

• Nessun accesso — il dipendente non può visualizzare, creare, modificare o eliminare documenti.
• Tutti gli elementi — il dipendente può visualizzare tutti i documenti nella sezione Firma elettronica.
• Solo uso personale — il dipendente può visualizzare solo i documenti di cui è responsabile.
• Personale e reparto — il dipendente può visualizzare i propri documenti e quelli del proprio reparto.
• Personale, reparto e sottoreparti — il dipendente può visualizzare anche i documenti dei sottoreparti.
• Tutti gli elementi pubblici — il dipendente può visualizzare i propri documenti, quelli del proprio reparto e dei sottoreparti. Inoltre, vede tutti i documenti con l’opzione Disponibile per tutti attivata.